【1】株主総会決議による免除

• 1.株主総会の招集日時・場所、会議の目的事項等を取締役（会）が決定
• ・責任免除決議のみを行うために臨時総会を招集するのは費用等の点から妥当ではなく、実務的には定時総会で行われます。
• ・取締役（会）が株主総会付議を決定する場合、免除対象役員が取締役である場合は当該取締役は特別の利害関係を有する取締役に該当するおそれがあるため参加しない方がいいでしょう。

• 2.監査役または監査委員の同意
• ・監査役設置会社または委員会設置会社においては各監査役、各監査委員全員に株主総会へ役員等の責任免除議案を提出することについての同意が必要
• ・監査役、監査委員の同意は書面で残すべきと考えられます。

• 3.株主総会招集通知の発送
• ・責任免除議案は招集通知に議案の概要を記載する必要はありませんが、参考書類に責任原因事実や賠償額、限度額と算定の根拠、免除すべき理由と免除額を記載することになります。

• 4.株主総会特別決議
• ・免除対象役員が株主でもある場合、当該役員は特別の利害関係を有する株主に該当しますが、会社法上、議決権の行使は問題ありません。ただし、当該議決権の行使により著しく不当な決議と判断されると決議取消しの訴えの対象となりえます。

ただし、株主総会において可決された場合でも反対株主から免除の有効性について株主代表訴訟を提起される可能性があります。そのため、一次的には株主総会で免除の可否を判断するのですが、最終的には裁判所の判断に委ねられることになります。なお、免除後において当該役員等に対して退職金等財産上の利益を与える場合は株主総会の承認を得ることを要するなどの制限が発生します。

【2】定款規定に基づく取締役等による免除

• 1.定款規定創設のための株主総会の招集日時・場所、会議の目的事項等を取締役（会）が決定

• 2.監査役または監査委員の同意
• ・同意するにあたって監査役は、議案の法令適合性等を検討し、事前に法律専門家の意見を聞くなど十分な調査が必要です。
• ・同意を与えたことに対して監査役に対して質問が予想されるので準備が必要です。
• ・監査役、監査委員の同意は書面で残すべきと考えられます。

• 3.株主総会招集通知の発送及び株主総会特別決議

• 4.定款規定の登記
• ・当該規定を登記する必要があります。登録免許税は3万円です。

• 5.監査役または監査委員の同意
• ・定款変更決議提出に対する同意だけでなく、実際に免除を行うに際しても監査役または監査委員の同意が必要です。
• ・１と同様の留意が必要です。

• 6.取締役の過半数の同意または取締役会決議
• ・取締役が善意無重過失かどうか、責任免除を行う必要性があるか等を慎重に検討することになる。
• ・免責を受ける取締役は特別利害関係人に該当するため同意・決議に参加できません。

• 7.責任免除決議の公告または株主への通知
• ・定款規定に基づき役員等の責任免除を行った場合、免除の内容等のほか異議がある場合は一定期間内に異議を述べるべき旨の公告または株主に対する通知を行う。
• ・異議を述べられる期間は1か月を下回れません。
• ・総株主の議決権の100分の3以上を有する株主から異議があった場合は責任免除は失効します。

一定数以上の株主から異議があった場合に制限されるものの、予め定款に規定しておくことで事後の損害賠償責任を取締役会決議で免除することができるため、株主総会決議による免除に比べて機動的な判断が可能となり、取締役会で判断することで経営判断の妥当性を検証することは合理的でもあります。 なお、この規定による免除には監査役・監査委員の同意が不可欠であるところ、監査役設置会社または委員会設置会社に限られます。

【3】定款規定に基づく損害賠償責任の限定契約

• 定款規定創設のための株主総会の招集日時・場所、会議の目的事項等を取締役（会）が決定

• 2.監査役または監査委員の同意
• ・留意事項は【2】2.と同様です。

• 3.主総会招集通知の発送及び株主総会特別決議

• 4.定款規定の登記
• ・当該規定を登記する必要があります。登録免許税は3万円です。

• 5.社外取締役等との責任限定契約書の作成・締結
• ・契約の締結により、以後損害発生と同時に責任軽減の効果が生じます。

• 6.損害発生後最初の株主総会における開示
• ・免除の内容等を株主総会において報告することになります。

現在、社外取締役等の重要性が改めて認識される一方、上記１・２の方法では免除の可否等の不確実性が残るため有用な人材の確保が難しくなるおそれがあることから導入されました。定款で定めた範囲内で責任限定契約で予め定めた額と最低責任限度額のいずれか高い額が責任限度額となります。

※　ただし、定款規定に基づく責任限定契約の場合は上記金額と責任限定契約で定めた額のいずれか大きい額が最低責任限度額となります

この制度は平成14年5月1日前の行為については適用がありません。今回の蛇の目ミシン株主訴訟で問題となった元社長らの行為は昭和62年から平成3年頃までのものですので勿論適用外となります。しかし、583億円もの損害を賠償せよと命令されたところでその支払いは事実上不可能です。 責任軽減規定による役員等の損害賠償の範囲は主に役員等が会社から得た利益を基準としており、役員等がこれを負担することは可能であると言えるでしょう。会社の費用負担で勝訴判決を得ても実行性のないものであれば意味がなく、その意味で責任軽減規定を設けていることは株主にとってもメリットはあると考えられます。

株主が有限責任である一方、役員に無限責任を負わせるという現行制度の見直しが望まれますが、現時点では上記責任軽減規定、特に定款規定に基づく方法を予め定めておくことで、可能な限りのリスク管理をすることが必要でしょう。一方、上記３つの軽減規定に基づいて免除することができない責任があり、利益相反直接取引を自己のためにした取締役・執行役の責任がそれにあたります。この場合、免除をするには総株主の同意が必要となります。